Renta de Equipos

Si aún no está convencido de las ventajas de subcontratar sus servicios de impresión y copiado, acompáñenos en este análisis sobre los verdaderos costos de la impresión:

Primero que nada, definamos el término “impresión”, entendida como las reproducciones emitidas y/o páginas procesadas desde impresoras que pueden ser a chorro de tinta, láser, fotocopiadoras, multifuncionales o incluso faxes. Con frecuencia, las oficinas y empresas buscan opciones para reducir u optimizar el volumen y los costos de operaciones y de impresión, esto siempre va sujeto a distintas variables. Por ejemplo, durante mucho tiempo el concepto de “oficina sin papel” ha sido promovido en el sentido del ahorro de costos, energía y de recursos que afectan la ecología.

Sin embargo la profusión de las redes, el Internet, el email, la “social media” y los avances en telecomunicaciones dan acceso a los usuarios a cada vez más volumen y variedad de información que proporcionalmente se hace pasible de imprimirse. Mientras el flujo de información acelera, se producen cada vez más documentos impresos, y la vida útil de estos documentos es cada vez menor. Por esta razón, una realidad tangible es que a pesar de los esfuerzos que cada día se producen más documentos impresos en papel.

El costo de los dispositivos de impresión, su operación, consumibles y mantenimiento con frecuencia representan un alto porcentaje del ingreso anual de una empresa u organización. De hecho, muy pocas entidades saben sinceramente cuánto gastan en impresión, y en la practica inclusive, cómo pueden reducir sus costos. Para conocer estos costos, necesariamente hay que evaluar los factores que intervienen en la impresión, como el costo del equipo, los consumibles, consumo energético, soporte y mantenimiento a lo largo de la vida útil del dispositivo. A partir de allí se pueden entonces considerar las medidas que llevarían a reducir los costos.

Entre los factores a evaluar, consideramos:

• Proporción de equipos a usuarios: Con frecuencia se tiende a tener muchas más impresoras de lo necesario, con una proporción promedio de 1 impresora por cada 4 usuarios. En parte esto se debe a que últimamente el precio de los equipos de impresión se han reducido de forma considerable. Pero también a que muchas veces cuando un equipo viejo es reemplazado por un equipo nuevo, este se reutiliza en oficinas particulares. En la practica el problema, es que en ambos casos es que entre mayor sea el número de equipos operados por una empresa, mayor es el gasto en consumibles, mantenimiento, electricidad, soporte y administración.

• Uso de equipos de escritorio vs. equipos departamentales: Este es un tema que está muy relacionado a la proporción de impresoras a usuarios. Como ha bajado sustancialmente el costo de impresoras individuales de escritorio, usuarios las están utilizando en lugar de equipos departamentales o de grupos de trabajo. A veces se intente justificar el uso de estos equipos pensando en el bajo costo de los equipos personales. Hay quienes argumentan que equipos individuales incrementan la productividad por que los usuarios no desperdician tiempo caminando a equipos compartidos.Este suele ser un concepto errado, visto que el precio de compra de equipos individuales de escritorio es mínimo en importancia a lo largo del tiempo, considerando el costo de consumibles como cartuchos de toner y tinta, los cuáles tienden a resultar en un costo por impresión mucho más alto en equipos personales que en equipos de grupo de trabajo. Así mismo, los equipos compartidos pueden ser ubicados estratégicamente para eliminar el potencial de decrementos en productividad. Mientras las impresoras personales siempre tendrán su lugar, equipos compartidos frecuentemente reducen costos con mínima inconveniencia a los usuarios.

• Consumibles: Papel, toner, unidades de cilindro, cartuchos de tinta, kits de mantenimiento, piezas de reemplazo. Estos costos se incrementan de forma proporcional en dependencia con los modelos de los equipos. Se estima que presupuestos para consumibles están creciendo 20-40% por año, gracias al incremento en la impresión de gráficos, el uso del internet, el costo de cuatro consumibles separados requeridos para impresiones a color, y por supuestos las impresoras de inyección de tinta son un tema completamente separado.

El subcontratación genera ahorros de dinero, redirige recursos a otras actividades de mayor valor, incrementa la visibilidad de los costos, crea una estructura de costos más variable, da acceso a habilidades y talentos externos, reduce la necesidad de capital de inversión, hace a la organización más flexible y proactiva, e incrementa el nivel de innovación. Gerentes y administradores pueden enfocar su atención en las estrategias de negocio, en lugar de las operaciones de día a día. La subcontratación representa poder tomar ventajas de economías de escala en todas las áreas de la organización y a un costo variable, mientras los recursos internos se pueden enfocar en las áreas que generan un ventaja competitiva.

En resumen: El costo de copiar, imprimir y escanear en las organizaciones modernas es en lo general mucho mayor de lo que los administradores se dan cuenta o estiman. Para calcular correctamente los costos, la organización debe tomar en cuenta varios factores que representan costos directos e indirectos. Calculos basados en las categorías de variables estudiadas es la base para la reducción de costos de impresión en la organizaciones. En ese sentida la subcontratación representa una oportunidad viable para reducir costos de impresión, y cada vez más organizaciones escogen este camino.

Que ofrecemos?

Hasta 10,000 copias x mes a un costo de 3,500 más itebis, Mantenimientos, Toners, Piezas y Servicios.

Equipo nuevo con entrenamiento y control o monitoreo de usuarios.

Beneficios – Costos

• Toner nuevo: 1 y 2 pesos x copias en impresoras pequeñas.

• Toners genéricos: 0.90 y 1 pesos x copias.

• Toner reciclados: 0.70 y 0.90 centavos x copias.

• Alquiler: 0.35 centavos x copias.

Ventajas

• No tiene que comprar equipos.

• No gastos en mantenimientos.

• No compras de piezas y servicios.

• No depreciaciones de equipos.

• No gestiones de compras